KHO TP.HCM
Camera 24/7
Phần mềm SQB
Báo cáo tồn kho
Hỗ trợ 24/7
TẠI SAO CẦN LƯU TRỮ HỒ SƠ CHUYÊN NGHIỆP?
—————————–
Tuân thủ quy định pháp luật
Đảm bảo các chứng từ kế toán, nhân sự được lưu trữ đúng thời hạn quy định (5-10-20 năm) tránh rủi ro pháp lý.
Kiểm toán nội bộ
Dễ dàng trích xuất dữ liệu, hồ sơ phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan thuế hoặc kiểm toán độc lập.
Bằng chứng pháp lý
Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trong các tranh chấp dân sự, kinh tế nhờ hệ thống tài liệu gốc nguyên vẹn.
Bảng giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ
|
STT |
TÊN DỊCH VỤ |
MÔ TẢ DỊCH VỤ |
CHI PHÍ |
|
1 |
Bao gồm:
– Kích thước thùng SGL 50cm x 40cm x 35cm – Loại thùng carton 5 lớp – Phí thuê kho 1 tháng – Báo cáo xuất nhập tồn – Bảo vệ & Camera giám sát 24/7 |
Dưới 1.000 thùng |
13,500 VNĐ |
| Từ 1.001 – 2.000 thùng |
12,500 VNĐ |
||
| Từ 2.001 – 3.000 thùng |
11,500 VNĐ |
||
| Từ 3.001 – 5000 thùng |
10,000 VNĐ |
||
| Từ 5.001 – 10.000 thùng |
9,000 VNĐ |
||
|
2 |
Thùng Cacton | Thùng 5 lớp, kích thước thùng SGL 50cm x 40cm x 35cm |
37,000 VNĐ |
|
3 |
Báo cáo | Báo cáo tồn kho |
Miễn phí |
|
4 |
Barcode | Phần mềm quản lý hồ sơ trực tuyến (Bao gồm phí dán tem barcode) |
Miễn phí |
|
5 |
Hủy tài liệu | Hủy tài liệu đảm bảo, có giám sát bên thứ 3. |
Miễn phí |
|
6 |
Thu hồi | Thu hồi thùng vĩnh viễn |
Miễn phí |
LIÊN HỆ NGAY SỐ ĐIỆN THOẠI 0918199446 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ BÁO GIÁ CHI TIẾT
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc quản lý dữ liệu và tuân thủ quy định lưu trữ, dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp trở thành giải pháp cần thiết giúp tối ưu không gian, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất tài liệu khi cần.
Tại Saigonlogistics (SGL), hệ thống lưu trữ hồ sơ được xây dựng theo quy chuẩn rõ ràng, kết hợp giữa quy trình vận hành và công nghệ quản lý hiện đại.
Kho bãi rộng rãi, thông thoáng, sạch sẽ
Nằm ngay tại thành phố Hồ Chí Minh. Phù hợp với mọi yêu cầu về không gian chứa tài liệu của khách hàng. Việc thiết kế hệ thống thông gió giúp cho kho lưu trữ luôn có nhiệt độ ổn định, việc vệ sinh hằng ngày giữ cho kho luôn sạch sẽ.
Hệ thống an ninh, bảo mật
Bảo vệ, camera hoạt động 24/7 luôn có sự giám sát trực tuyến của nhân viên SGL. Đảm bảo an toàn Phòng cháy và chữa cháy theo quy định của Nhà nước và pháp luật Việt Nam.
Kiểm tra diệt mối, mọt, chuột bọ định kỳ
Việc kiểm tra an toàn từ các mối hại tự nhiên luôn được SGL quan tâm chú trọng. Hàng tháng, tháng đều có đội kiểm tra, làm công tác xịt khử mối mọt. Đảm bảo an toàn cho hồ sơ lưu trữ.
Quy trình lưu trữ, chuyên nghiệp
Từ khâu thu thập hồ sơ, cho đến vận chuyển, lưu trữ, quản lý và bảo quản. Tất cả đều được quản lý bằng phần mềm QBS được trang bị tại SGL. Mọi việc quản lý báo cáo, thông tin hay yêu cầu trích lục hồ sơ của khách hàng đều có thể được xử lý qua phần mềm của SGL.
Hỗ trợ tra cứu hồ sơ cho khách hàng
Chỉ cần có yêu cầu tra cứu hồ sơ phần mềm SGL sẽ đáp ứng nhanh nhất cho các bạn. Bên cạnh đó SGL còn thường xuyên gửi báo cáo cập nhật tình hình xuất nhập hồ sơ cho khách hàng thông qua phần mềm tự động.
Giá cả phù hợp
SGL mang tới cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Nhưng giá cả không quá cao, hợp lý so với nhiều công ty cung cấp dịch vụ khác.
SGL cam kết với khách hàng tin dùng dịch vụ lưu trữ của mình:
– TIN CẬY : bạn hoàn toàn có thể tin tưởng vào dịch vụ lưu trữ của SGL.
– AN TOÀN : độ an toàn tuyệt đối 100% cho những tài liệu quý báu của công ty.
– TẬN TÂM : sự quản lý, chăm sóc tận tình nhất mà SGL dành cho bạn.
SGL chắc chắn sẽ làm hài lòng những yêu cầu của bạn. Đảm bảo mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Quy trình 5 bước lưu trữ hồ sơ chứng từ khoa học
Biết luật là một chuyện, nhưng làm thế nào để triển khai một quy trình lưu trữ hồ sơ thực tế và hiệu quả? Chúng tôi gợi ý bạn thực hiện theo 5 bước đơn giản sau đây. Quy trình này giúp hệ thống hóa công việc và đảm bảo không một tài liệu quan trọng nào bị bỏ sót.
01
Thu thập và phân loại hồ sơ, chứng từ
Đây là bước khởi đầu quan trọng nhất. Bạn cần tập hợp đầy đủ tất cả các loại hồ sơ, chứng từ phát sinh trong kỳ từ các phòng ban.
Sau đó, tiến hành phân loại thành từng nhóm rõ ràng: hồ sơ kế toán, hồ sơ nhân sự, hợp đồng kinh tế, hồ sơ pháp lý…
Trong mỗi nhóm, tiếp tục chia nhỏ theo loại và thời gian (ví dụ: Hóa đơn GTGT tháng 04/2026, Phiếu chi tháng 04/2026).
02
Sắp xếp khoa học và lập danh mục
Sau khi phân loại, hãy sắp xếp các tài liệu vào bìa còng, hộp lưu trữ.
Ghi nhãn rõ ràng bên ngoài mỗi bìa/hộp: tên hồ sơ, phòng ban, năm, thời hạn lưu trữ.
Đồng thời lập file danh mục (Excel hoặc phần mềm) để quản lý và tìm kiếm nhanh chóng.
03
Bảo quản trong kho lưu trữ an toàn, bảo mật
Kho lưu trữ cần đảm bảo khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.
Đồng thời phải có biện pháp phòng chống cháy nổ và mối mọt.
Sắp xếp tài liệu lên kệ một cách logic và kiểm soát quyền truy cập để đảm bảo bảo mật.
04
Tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả
Xây dựng quy trình mượn – trả hồ sơ rõ ràng, có sổ hoặc file theo dõi.
Việc này giúp kiểm soát tình trạng hồ sơ và tránh thất lạc.
Quy định rõ thời gian mượn và trách nhiệm của người sử dụng tài liệu.
05
Tiêu hủy hồ sơ khi hết thời hạn lưu trữ
Khi hồ sơ hết thời hạn lưu trữ, cần thành lập Hội đồng tiêu hủy theo quy định.
Quá trình tiêu hủy phải lập biên bản, ghi rõ danh mục tài liệu và hình thức tiêu hủy (cắt, đốt, nghiền…).
Có đầy đủ chữ ký xác nhận để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo mật thông tin.
NHỮNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ SGL
Bảo quản và lưu trữ hồ sơ cho công ty
SGL sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu lưu trữ hồ sơ cho công ty dưới điều kiện tốt nhất. Tùy vào quy mô số lượng hồ sơ, SGL đều có thể đáp ứng được!
Chúng tôi với đội ngũ chăm sóc và quản lý hồ sơ được đào tạo theo quy trình QA-SGL. Tất cả hồ sơ lưu trữ của bạn sẽ được sắp xếp và tổ chức một cách ngăn nắp, cung cấp đầy đủ kệ giá, hộp đựng trang thiết bị hỗ trợ cho khách hàng.
Dịch vụ thu thập và vận chuyển hồ sơ tận nơi cho các doanh nghiệp
Qua thời gian hoạt động số lượng hồ sơ lưu trữ tăng lên, công ty muốn chuyển những hồ sơ đến một văn phòng khác hoặc tới một kho lưu trữ để giảm diện tích cho văn phòng. SGL sẽ cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hồ sơ tận nơi.
Tra cứu, trích lục hồ sơ cũ
Nếu lưu trữ hồ sơ tại SGL, việc tra cứu và trích lục hồ sơ cũ cực kỳ dễ dàng. Bởi sự sắp xếp khoa học và có tổ chức của kho lưu trữ theo quy trình QA-SGL, và phần mềm chuỗi khối kiểm soát QBS. Tất cả thông tin và vị trí hồ sơ đều được mã hóa cẩn thận. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin của hồ sơ, chúng tôi sẽ tra cứu và chuyển nó cho bạn một cách nhanh nhất!
Giải pháp số hóa – Phần mềm số hóa kho hồ sơ
Bằng giải pháp và phần mềm số hóa tài liệu EDSL, tất cả hồ sơ cũ quan trọng trong kho hồ sơ cần được bảo vệ sẽ được sao lưu vào SEVER, đây là phần mềm hỗ trợ khách hàng trích lục tra cứu chứng từ một cách nhanh chóng và chính xác mà vẫn đáp ứng được các quy định lưu trữ theo pháp luật hiện hành.
Dịch vụ tiêu hủy hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ
Với những hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ. SGL sẽ kiểm tra và thông báo tới khách hàng. Cùng khách hàng lên kế hoạch tiêu hủy bằng giải pháp an toàn, nhanh chóng, đảm bảo vệ sinh môi trường. Quy trình sẽ được giám sát bởi bên thứ 3 và khách hàng đảm bảo việc an ninh và bảo mật thông tin.
Những công ty có nhu cầu tiêu hủy hồ sơ. SGL cũng sẽ hỗ trợ tận nơi, vận chuyển và tiêu hủy.
Hệ thống quản lý và an toàn tại kho lưu trữ
Toàn bộ kho lưu trữ được vận hành theo quy trình QA-SGL kết hợp với phần mềm QBS, đảm bảo tính đồng bộ và kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó, SGL đầu tư đầy đủ các yếu tố an toàn nhằm bảo vệ tối đa tài liệu của khách hàng:
- Hệ thống bảo vệ hoạt động 24/7, kiểm soát nghiêm ngặt người ra vào kho
- Camera giám sát liên tục, giúp theo dõi toàn bộ khu vực lưu trữ
- Trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định
- Kiểm soát môi trường lưu trữ với các thiết bị đo độ ẩm, bụi mịn (PM 2.5)
- Hỗ trợ vận hành bằng xe nâng, kệ sắt chuyên dụng giúp đảm bảo an toàn khi sắp xếp và di chuyển hồ sơ
Nhờ sự kết hợp giữa công nghệ, quy trình và hệ thống an toàn, dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại SGL không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích văn phòng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đáp ứng tốt các yêu cầu về pháp lý và vận hành trong dài hạn.
